组织大型活动的流程是什么(大型活动的流程及安排详解)

来源 活动策划公司

最后更新 2021-09-18 05:25:45

中润博兴 (资深活动策划师)

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导读:
要组织策划一场成功的大型活动,往往需要提前几个月进行规划准备。不过即使准备得再充足,想要成功办好一场大型活动也没那么简单。那么,组织大型活动的流程是什么呢? 下面,......

要组织策划一场成功的大型活动,往往需要提前几个月进行规划准备。不过即使准备得再充足,想要成功办好一场大型活动也没那么简单。那么,组织大型活动的流程是什么呢?

下面,北京博商何总就讲大型活动的流程及安排详解给大家,一起来了解一下吧!(内容较多,请耐心读完哟)

组织大型活动的流程是什么

一、确立活动主题

每一个活动都首先需要一个主题和目标来驱动整个活动的筹备,定位自己的关众或是参与者,以及邀请嘉宾和进行市场推广。举例来说,如果你要举行一个商业会议,比如某个特定行业的国际会议,可能就会有这个行业的龙头企业或者是想要成为龙头的企业对你的会议产生兴趣,它们可能会想要通过赞助你的会议来在会议期间对它们的产品进行宣传。

二、选择活动场地

场地的选择主要取决于你的活动规模,你需要考虑参与者的数量,以及有可能出席活动的来宾的身份,另外你还需要考虑是否有厂商需要一块额外的展示空间展示它们的产品。

如果你的活动会有一些VIP参与,那么场地的位置和设施同样也很重要,最好找一些比较有名的场地,确保设施和服务都不会有问题。另外,在做决定之前,最好能够多找几个场地,并亲自检查下它们的位置,服务,环境以及价钱,比较之后再做决定。

三、市场营销

一场活动的市场营销算是所有活动组织环节中最关键也是最具挑战性的环节了,并且也是衡量一个会活动是否成功的关键指标。因为市场推广的强度和力度会直接影响研讨会的参与人数, 并决定这次活动的成功与否,以及组织者的盈亏。这意味着活动的定位和营销策略都必须朝着一个目标,那就是吸引尽可能多的参与者。

大多数情况下,活动组织者都应该有一大笔预算用于活动的推广,比如在报纸、杂志、电台、电视和网络上打广告来宣传活动,或是向媒体发公关稿,来对活动进行预热,除了这些,还可以考虑在一些人流密集的区域投放户外广告。但是要注意,投放报纸和杂志广告时,要先对报纸和杂志的受众进行了解,确保它们和你们的活动的受众存在重合。同样,户外广告要设计的够吸引人,让受众可以一眼看出参加这个活动的好处。

四、与赞助商合作

邀请一些大牌的赞助商参与活动的组织可能帮助会议更好的启动并削减你的成本,赞助商同样也会帮你做一些市场推广,因为对它们来说,它们也希望它们的产品能够得到更多的曝光,除此之外,你还可以用展览空间作为交换让它们帮你搞定场地。还有一些赞助商需要在会议期间给所有与会者一些它们公司的信息,还有一些会把它们的产品作为礼品派送给与会者。

五、 联络嘉宾

如果没有人来,或者没有嘉宾愿意参加,这场活动是不会成功的,所以邀请一些有影响力的嘉宾是非常重要的,他们会给带来更好的宣传效果。。事先联系他们并与其沟通其演讲稿,给他们提出一些改进的建议,同时估计参加活动的观众人数,询问他们是否有什么特殊的需求,比如需要投影仪,或者是额外的麦克风与观众进行互动,并提前准备好这些东西。

六、活动执行把控

会议日——准备,签到,接待,反馈

所有的会议,基本上80%的工作都在计划和准备阶段,相比而言,会议当天的几个小时或者几天要轻松的多。在会议开始前一天,你需要提前探查场地以确保一切都已安排就绪,包括麦克风、投影仪、视音频系统,都必须在你的检查清单中。同样,你还需要准备一个打包清单以确保所有需要的东西都已经在会议前运到了场地,会议相关的人员也应该有一个分工列表,谁负责座位,谁负责会场装饰、海报张贴等等。

在会议当天,所有工作人员必须提前至少一个半小时到场,并且必须准备提前准备好接待观众入场,同时必须在门口安排人员以确保只有经过授权的人才可进入会场。姓名贴纸、小礼物以及会议日常等等也需要提前准备好,然后由迎宾讲观众带到他们制定的座位上。

大型活动的流程及安排详解

一、会场布置流程

(一) 外场

横幅:落实标语或横幅内容及尺寸、数量、类别;刻字,制作条幅并进行悬挂。

气球:落实气球的数量,明确大小,购买气球,购买后进行悬挂;

花篮:落实数量,明确大小,拟定标语,购买花篮后进行摆放和悬挂;

地毯:落实地毯尺寸,购买地毯后摆放到位,并且进行效果维护。

(二) 内场

会标:拟定文字,落实标语内容及尺寸、数量后刻字,制作条幅并进行悬挂。

鲜花:落实鲜花数量、类别后,联系租借并摆放到位。

音响灯光:调试话筒各阶段音乐效果、灯光效果,准备备用音响设备。

座位/桌牌:落实参会人员数量,制作座位图并将桌椅、桌牌摆放整齐。

二、领导接待流程

(一) 成立机构明确责任

A、建立领导机构、明确职责

B、建立工作机构、明确职责分工

(二) 邀请领导

确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜

确定邀请领导名单

印制请柬、车证

绘制路线图

拟定领导讲话/发言稿

装袋:请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿 发放邀请领导信函,保留联系单位、联系人、以备查询

确定参会领导名单、调整领导桌牌;分类、分页打印到会领导名单

(三) 聘请礼仪服务人员

明确对礼仪生的要求、数量、实地联系,确定电话联系人

会议/活动前实地演习,明确岗位分工(门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务)

联系、确定礼仪服装并确定礼仪酬劳

(四) 实地勘察会议/活动现场

确定贵宾室及宾客行走路线、安排接待岗位及人员、落实贵宾室饮水用具、签到用具、并在贵宾室内码放会议材料

(五) 座签

确定参会人员数量,购置座签后打印人名

按顺序码放(单中心、双中心)、收存留用

(六) 签到簿、笔

制作/购置签到簿、签到笔、确定专人现场负责指引签到后收存

(七) 现场接待

确定专人会议现场迎接领导入贵宾室

在贵宾室安排领导休息候会

(八) 选送礼品

确定数量,购置礼品并,将礼品码放适宜位置

发送礼品(直接在签到处分发、在贵宾室分发)

(九) 引领领导入场

确定会议开始----听主办方主要负责人安排

派专人引领领导完成进入会场坐席,观看演出/会前录像、到主席台就座、发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书

再次引领领导进入会场并确定专人引领领导与演员/工作人员合影

(十) 送别领导

安排车辆提前到岗,直接将领导送到车上,交待行使路线

活动后与领导联系交办、指示及其他需落实事宜

三、材料准备流程

(一) 确定会议文件材料内容

拟定会议议程,确定发放的文件

(二) 撰写会议文件材料

明确写作人员

召开专题会议,明确写作指导思想,思路,确定框架

集中写作,并召开专题会议,修改稿件后完成定稿

(三) 印制会议文件材料

整理确定会议文件材料、确定人员制定参会证、检查对版,印刷、装订会议文件材料,将材料装袋后运送文件材料到会议/活动指定地点

(四) 分放文件材料

贵宾室摆放,二次检查对版

摆放主席台,二次检查对版

发放参会人员,收集、运送剩余文件材料及收存剩余文件材料

四、新闻宣传流程

(一) 新闻宣传

策划:拿出宣传意向,请领导定范围、定主题、定方向

形成新闻稿:提供相关材料、形成新闻稿件

邀请媒体:联系、落实人员、制签到表、落实宣传效果

(二) 信息报送

撰写信息:结合领导讲话,会议内容、效果编写信息

信息报送:向主管部门报送

(三) 摄影照相留资料

摄影:邀请专人或通知新闻中心,落实设备、准备磁带、摄影机位,会后编辑并整理归档

照相:联系专人或通知新闻中心,备好设备、相机、胶卷、电池,会后整理归档

录音:落实专人负责、准备录音笔等设备、整理文字、归档

五、后勤保障流程

(一) 落实场地

联系、落实会议场地及场地联系人的联络方式

明确会议始、终时间、参会人数,合理摆放桌椅

明确贵宾级别、人数、确定贵宾室

确保各场地卫生

(二) 用水

A、参会人员用水

落实参会人数、确定摆放地点、摆放形式

购买杯垫、毛巾等、落实矿泉水、茶叶,保证开水供应

B、贵宾室领导用水

落实人数、确定摆放人员、摆放地点、摆放形式

保证开水数量、质量

购买、落实矿泉水、茶叶、茶杯、面巾纸(干、湿)并在会后清点

(三) 用餐

A、食堂用餐或自助餐

统计用餐人数、印制餐票、确定发放形式、指派发放人发放餐票

B、饭店用餐

确定餐标并根据会议规模级别指定菜谱

请示领导调整菜谱,根据最终结果落实餐标

落实用餐时间、安排用餐座次、领导餐桌及少数民族(回族)餐桌

(四) 住宿

确定人数,分配房间、安排车辆、去往住宿地点

确定并公布工作人员房间、发放钥匙并在活动后回收

(五) 娱乐活动

确定活动形式、活动内容、内容时间、指派具体负责人、明确各项活动参加人数、落实活动场所、地点并发放活动门票

(六) 落实会议用车

落实用车数量、明确发车时间、明确发车地点及路线、指派每辆车负责人、安排人员乘车

六、安全保卫流程

(一) 安全警卫

设置路障和警戒带、准备对讲机、喊话筒等进行安全检查、消除隐患

(二) 治安秩序

引导观众入场、维护活动或会议秩序、活动开始后,在各门备勤

(三) 环境秩序

检查照明、音响等设施设备、保证出入口通畅,紧急情况下组织人员疏散

(四)交通管制

对活动场所周边交通管制,预留车位、根据不同人员类别,引导车辆停放

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